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HR & EAP Inquiries

Whether to retain consultation/interview records when cleaning up former employee accounts
2026.07.27 16:21
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I have a question while organizing records of former employees.

Usually, email accounts and internal system permissions are organized based on the date of resignation, but I was confused about how to manage interview records and grievance memos held by the HR team.

I think simply keeping the details of the resignation interview together in the departing employee file would suffice, but I am wondering if I should further restrict access permissions if counseling or grievance-related content is mixed in.

I might need to check it later even after I leave the company, but leaving it accessible for too long is also a burden.

How do other companies organize interview records or grievance counseling data regarding departing employees?

Do you keep the files for departing employees together with their HR files, or do you manage them in separate folders?
Comments7
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    넛지EAP(관리자)
    Dain Co., Ltd.
    76 Answers1% Answer adoption rateSpecializes in Health Management, psychological counseling
    안녕하세요, 넛지EAP입니다.

퇴사자 자료를 정리할 때 단순 퇴사 면담 기록과 상담·고충 관련 기록은 구분해서 관리하는 것이 좋습니다. 퇴사일, 인수인계, 퇴직 사유 확인처럼 일반적인 퇴사 절차와 관련된 내용은 퇴사자 인사 파일에 함께 보관할 수 있지만, 고충 상담이나 건강, 직장 내 괴롭힘 가능성, 개인적인 어려움이 포함된 기록은 별도 폴더로 분리하는 것이 안전합니다.

실무적으로는 퇴사자 인사 파일에는 퇴직 처리에 필요한 기본 서류와 확인 내역만 보관하고, 상담·고충 기록은 접근 권한을 제한한 별도 보관함에서 관리하는 방식을 추천드립니다. 특히 상담 내용 전체를 인사 파일에 그대로 넣기보다는, 퇴사 처리에 필요한 사실과 후속 조치 여부만 최소한으로 남기는 것이 좋습니다.

퇴사 후 확인 가능성을 고려해 일정 기간 보관할 수는 있지만, 계속 열람 가능한 상태로 두는 것은 적절하지 않습니다. 보관 목적, 보관 기간, 접근 가능 담당자, 삭제 또는 폐기 시점을 내부 기준으로 정해두는 것이 좋습니다.

정리하면, 퇴사자 인사 파일과 상담·고충 기록은 섞어두기보다 목적별로 분리해 관리하는 것이 가장 안전합니다. 일반 인사 기록은 퇴사자 파일에, 민감한 상담·고충 자료는 제한된 권한의 별도 기록으로 보관하고, 필요할 때만 최소 범위로 확인하는 방식이 좋습니다.
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    안녕하세요, 넛지EAP입니다.

문의주신 내용과 관련해 직장 내 괴롭힘 공식 신고 전 상담 기록 기준, 면담 내용 작성 범위, 보호조치 검토, 상담·면담 기록 보관 방식을 함께 정리한 Q&A 글이 게시되었습니다.

아래 링크 참고해주시기 바랍니다 😀✨

직장 내 괴롭힘 공식 신고 전 상담 기록 기준 - 면담·보호조치·보관 범위
🔗https://nudgeeap.com/community/workplace-harassment/134450445
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    안녕하세요, 넛지EAP입니다.

문의주신 내용과 관련해 EAP 신청 링크 안내, 상담·면담 기록 보관, 개인정보 공유 범위를 함께 정리한 Q&A 글은 아래 링크
참고해주시기 바랍니다 😀✨

https://nudgeeap.com/community/eap/134155121
  • Unknown User3
    퇴사자 면담 기록 중에 고충 상담 내용이 일부 포함된 경우, 기존 인사 파일에 같이 보관하시나요? 아니면 별도 제한 폴더로 옮겨서 필요한 담당자만 접근할 수 있게 관리하는 게 더 적절할지 궁금합니다.
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    안녕하세요, 넛지EAP입니다.

퇴사자 면담 기록 안에 고충 상담 내용이 일부 포함되어 있다면, 기존 인사 파일에 그대로 함께 보관하기보다는 민감한 부분은 분리해서 관리하는 것이 더 적절합니다.

일반 인사 파일에는 퇴사 처리에 필요한 내용만 남기는 것이 좋습니다. 예를 들어 퇴사일, 인수인계 여부, 퇴직 절차 안내, 회사 자산 반납 여부, 퇴직 면담 진행 여부 정도는 일반 퇴사자 파일에서 관리할 수 있습니다.

반면 면담 중 직장 내 괴롭힘 가능성, 고충 상담 내용, 건강 상태, 개인 사정, 갈등 상황처럼 민감한 내용이 포함되어 있다면 별도 제한 폴더로 옮기고, HR 담당자나 고충 처리 담당자 등 필요한 인원만 접근할 수 있게 관리하는 방식이 안전합니다.

이때 기존 면담 기록 전체를 인사 파일에 넣기보다는, 인사 파일에는 “퇴직 면담 진행, 별도 상담 기록 보관” 정도로만 표시하고, 상세 내용은 접근권한이 제한된 별도 기록으로 두는 것이 좋습니다. 나중에 확인이 필요한 경우에도 필요한 담당자만 최소 범위로 열람하도록 기준을 정해두면 됩니다.

정리하면, 퇴사자 파일에는 퇴직 처리에 필요한 최소 기록만 남기고, 고충 상담 내용이 포함된 자료는 별도 제한 폴더로 분리 관리하는 것이 가장 안전합니다.
  • Unknown User2
    퇴사자 자료 정리할 때 이런 기록이 제일 고민될 것 같아요. 일반 퇴사 면담은 인사 파일에 넣으면 될 것 같은데, 고충이나 상담 내용이 섞여 있으면 접근 권한을 더 조심해야 할 것 같습니다.
  • Unknown User1
    퇴사자 자료 정리할 때 이런 기록이 제일 고민될 것 같아요. 일반 퇴사 면담은 인사 파일에 넣으면 될 것 같은데, 고충이나 상담 내용이 섞여 있으면 접근 권한을 더 조심해야 할 것 같습니다.