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HR & EAP Inquiries

May we operate the sexual harassment prevention training reporting channel using an external email?
2026.09.02 15:31
Views 14Scraps 3

I am in charge of both mandatory legal training and grievance handling at a company with about 70 employees.

Although sexual harassment prevention training materials provide information on reporting channels, currently only the HR team's shared email is listed, leading to concerns that it is difficult for employees to report incidents involving members of the same team.

 

Therefore, we are considering adding an external labor law firm or a dedicated email address with a separate domain.

However, when a report is received from an external source, it seems necessary to clarify when the company is notified of the report, who stores personal information and attached materials, and who initiates urgent protective measures.

 

When other companies operate external email as a reporting and consultation channel, how do you establish procedures for receipt confirmation, company notification, confidentiality, data retention, and alternative arrangements in the event of the person in charge's absence?
Comments4
  • Unknown User3
    외부 기관이 초기 접수와 상담을 맡더라도 실제 조사와 피해자 보호 책임은 회사에 남는 것으로 알고 있습니다. 계약서에 전달 기한과 기록 파기 기준도 함께 넣어야 할 것 같아요.
  • Unknown User2
    신고자에게 무조건 익명이 보장된다고 안내하기보다 열람 담당자, 회사 전달 기준, 비밀보장 범위를 미리 설명하는 편이 안전해 보여요.
  • Unknown User1
    외부 이메일을 쓰더라도 접수 후 누가 언제 회사에 전달하고 긴급 보호조치를 어떻게 연결할지까지 정해두는 게 중요할 것 같습니다.
  • Profile Image
    넛지EAP(관리자)
    Dain Co., Ltd.
    76 Answers1% Answer adoption rateSpecializes in Health Management, psychological counseling
    안녕하세요, 넛지EAP입니다.✨

외부 이메일이나 외부 전문기관을 신고 접수 채널로 활용할 수는 있지만, 외부 채널을 둔 것만으로 사업주의 접수·조사·피해자 보호 의무가 외부 기관으로 이전되는 것은 아닙니다. 외부 이메일은 신고 접근성과 비밀보장을 높이는 보조 또는 위탁 채널로 설계하고, 접수 이후 회사가 어떤 절차로 대응할지까지 연결해야 합니다.

운영 전에는 다음 내용을 명확히 정해두는 것이 좋습니다.

- 외부 이메일의 운영 주체와 실제 열람 담당자
- 신고 접수 후 회사 지정 담당자에게 전달되는 기준과 기한
- 신고자에게 안내할 개인정보 처리, 비밀보장 및 예외 범위
- 긴급한 안전·보호조치가 필요한 경우의 연락 체계
- 피신고인이 담당자와 이해관계가 있을 때의 대체 보고선
- 첨부자료와 이메일의 접근권한, 보관기간 및 파기방법
- 오발송·정보유출 발생 시 통지와 대응 절차
- 회사 내부 신고창구 등 다른 선택지

안내문에는 “외부 이메일로 접수하면 회사에 전혀 알려지지 않는다”는 식으로 절대적인 익명성을 약속하지 않는 것이 중요합니다. 대신 누가 어떤 목적으로 정보를 확인하며, 조사나 보호조치가 필요한 경우 어느 범위에서 회사 담당자에게 전달될 수 있는지를 사전에 설명해야 합니다.

외부 EAP 기관이나 노무·법률 전문기관이 초기 상담과 접수를 지원하더라도 실제 조사와 피해자 보호 등 회사의 책임은 그대로 남습니다. 위탁계약에는 접수 범위, 전달 기한, 재위탁, 비밀유지, 보안조치, 기록 반환·파기와 사고 대응을 구체적으로 포함해 주세요.