안전보건 관련 회의록은 HR도 따로 보관하시나요?

Question

안전보건 관련 회의록이나 개선조치 자료 보관 관련해서 질문드립니다.

안전보건 담당 부서에서 회의록은 따로 관리하고 있는데, 인사팀도 관련 자료를 같이 받아서 보관해야 하는지 헷갈리네요.

중대재해나 산안법 관련해서는 나중에 자료 확인이 필요할 수도 있다고 해서, HR도 어느 정도는 알고 있어야 할 것 같긴 합니다.

그런데 회의록, 개선조치 내역, 교육자료까지 다 공유받다 보면 관리 범위가 너무 넓어질 것 같아서요.

실제로는 안전보건 담당자가 원본을 보관하고, 인사팀은 교육이나 인력 관련 자료만 따로 관리해도 되는 건지 궁금합니다.

다른 회사에서는 안전보건 회의록이나 개선조치 자료를 HR도 같이 보관하시나요?

아니면 담당 부서에서만 관리하고 필요할 때 공유받는 식으로 운영하시나요?

넛지EAP(관리자) · Accepted Answer

안녕하세요, 넛지EAP입니다.

안전보건 관련 회의록이나 개선조치 자료는 원칙적으로 안전보건 담당 부서에서 원본을 관리하고, HR은 인사·교육·조직 운영과 연결되는 자료만 별도로 관리하는 방식이 가장 현실적입니다.

회의록, 위험성평가 결과, 개선조치 내역, 작업환경측정 자료, 안전보건 점검 자료까지 HR이 모두 사본으로 보관하기 시작하면 관리 범위가 너무 넓어질 수 있습니다. 오히려 어느 부서가 원본을 관리하는지, 필요할 때 어디서 확인할 수 있는지가 불명확해질 수 있습니다.

다만 HR도 전혀 모르면 안 되는 항목은 있습니다. 예를 들어 안전보건교육 이수 현황, 관리감독자 교육 대상자, 신규 입사자·전보자 교육, 인력 배치와 관련된 개선조치, 휴직·복직·산재 관련 후속 조치처럼 인사 업무와 연결되는 내용은 HR에서도 별도 관리하는 것이 좋습니다.

실무적으로는 안전보건 담당 부서가 원본을 보관하고, HR은 회의 결과 중 인사팀 조치가 필요한 항목만 공유받는 방식이 무난합니다. 예를 들어 “교육 필요”, “인력 보강 검토”, “관리감독자 지정”, “근무 방식 조정”, “복귀자 관리”처럼 HR 후속 조치가 필요한 항목만 별도 관리표에 남기는 방식입니다.

정리하면, 안전보건 회의록 전체를 HR이 중복 보관하기보다는 원본 보관 책임은 안전보건 담당 부서에 두고, HR은 교육·인력·복무·조직 운영과 연결되는 항목만 별도로 관리하는 것이 좋습니다. 중요한 것은 자료를 모두 복사해두는 것보다, 원본 보관 부서와 HR 후속 조치 범위를 명확히 정해두는 것입니다.

익명2 · Answer

이건 HR도 어디까지 받아야 하는지 애매할 것 같아요. 안전보건 담당 부서가 원본을 관리하는 게 맞아 보이지만, 교육이나 인력 배치랑 연결되는 내용은 인사팀도 어느 정도 알고 있어야 할 것 같고요.

익명1 · Answer

따로 보관하면 좋을 것 같은데... 저도 궁금하네요. 다들 어떻게 하시는지...

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