건강상담 후 EAP를 안내했다는 사실을 내부 기록에 남겨도 될까요?

Question

300명 규모 사업장에서 보건관리 업무를 맡고 있습니다. 최근 건강상담 중 수면 문제와 업무 스트레스를 함께 호소한 직원에게 사내 EAP 이용 방법을 안내했습니다.
건강상담 기록에는 상담일, 주호소, 안내·조치 내용을 남기고 있는데, ‘EAP 안내’까지 적으면 나중에 인사팀이나 관리자가 해당 직원의 상담 이용 여부를 추정할 수 있을 것 같아 고민됩니다. 현재는 보건담당자만 기록에 접근하지만 정기 점검 때 일부 기록을 요약해 보고합니다. EAP 업체에는 아직 직원 정보를 전달하지 않았고, 직원에게 신청 채널만 안내한 상태입니다.
EAP를 안내했다는 사실은 어떤 수준으로 기록하는 것이 적절할까요? 실제 신청 여부는 확인하지 않고 ‘외부 전문지원 채널 안내’ 정도로만 남기는 게 나은지, 접근권한과 보관기간을 따로 정해야 하는지도 궁금합니다. 정기 보고에는 개인별 기록이 아니라 안내 건수만 포함하는 방식이 맞는지도 조언 부탁드립니다.

익명2 · Accepted Answer

정기 보고에는 개인별 안내 내용보다 전체 안내 건수와 지원 채널 운영 현황만 포함하는 게 적절해 보여요. 보건상담 원기록의 접근권한과 보관 기준도 일반 보고자료와 분리해야 할 것 같습니다.

익명1 · Answer

저희도 상담 이용 여부로 보일 수 있는 표현 대신 ‘외부 전문지원 채널 안내’ 정도로 기록하고, 실제 신청 여부는 별도로 확인하지 않는 편이 안전할 것 같습니다.

넛지EAP(관리자) · Answer

안녕하세요, 넛지EAP입니다. ☺️✨
EAP 신청 채널만 안내했고 개인정보를 업체에 전달하지 않았다면 기록은 실제 이용 여부로 오해되지 않도록 최소한으로 남기는 것이 좋습니다. ‘EAP 권유’, ‘심리상담 필요’보다는 ‘외부 전문지원 채널 안내’처럼 안내 사실과 범위만 기록하고, 직원의 신청·이용 여부는 확인하거나 기록하지 않는 원칙이 적절합니다.

보건상담 원기록에는 상담일, 업무 수행과 관련해 확인된 사항, 제공한 일반적인 지원 정보와 필요한 후속 확인 정도를 남기되 접근권한을 보건담당자 등 업무상 필요한 인원으로 제한해 주세요. 인사팀이나 관리자에게는 개인별 안내 사실이나 개인을 추정할 수 있는 세부내용을 공유하지 않고, 정기 보고가 필요하면 충분히 집계된 안내 건수와 공통 개선과제만 제시하는 편이 안전합니다.

보관기간은 건강상담 기록의 법적 성격, 회사 규정과 보존 필요성을 확인해 문서 종류별로 정하고, 목적이 끝난 기록은 안전하게 파기하도록 기준을 마련해 주세요. EAP 이용기록과 상담내용은 제공업체가 별도 기준으로 관리해야 하며 회사의 보건상담 기록과 결합하지 않는 것이 원칙입니다.

구체적인 기록 내용이 건강정보 또는 민감정보에 해당할 수 있으므로 개인정보 담당자와 최신 법령 기준을 함께 검토해 주세요.

문의 게시판

건강상담 후 EAP를 안내했다는 사실을 내부 기록에 남겨도 될까요?