괴롭힘 상담자가 익명 접수를 원하면 사건번호만 부여해도 될까요?

Question

안녕하세요. 임직원 약 500명 규모 회사에서 직장 내 괴롭힘 상담창구를 운영하고 있습니다.
최근 상담자가 당장은 이름과 소속을 밝히고 싶지 않지만 같은 내용으로 다시 연락할 수 있도록 접수 기록은 남겨 달라고 요청했습니다. 기존에는 익명 상담 내용을 날짜와 부서 정도로만 기록했는데, 비슷한 상담이 여러 건 접수되면 동일한 사람의 후속 연락인지 구분하기 어려웠습니다.
현재는 이름 대신 사건번호를 부여하고 상담자가 번호를 보관하도록 안내한 뒤, 내부 기록에는 접수일, 연락 채널, 핵심 쟁점, 즉시 보호 필요 여부와 다음 연락 방법만 남기는 방안을 검토하고 있습니다. 다만 사건번호만으로 조사 착수나 보호조치에 필요한 사실확인이 가능한지, 번호를 분실했을 때 본인 확인을 어떻게 해야 하는지가 고민입니다.
익명 상담 단계에서는 사건번호만 부여해도 괜찮을까요? 공식 신고로 전환될 때 확인해야 할 정보, 상담 기록과 조사 기록을 분리하는 방법, 사건번호 접근권한과 보관 기준을 어떻게 정하면 좋을지 궁금합니다.

익명2 · Accepted Answer

상담자가 사건번호를 분실한 경우에는 어떤 방식으로 동일한 상담자인지 확인하는 것이 좋을까요? 본인 확인을 강화하면 익명성이 약해지고, 확인 절차가 없으면 다른 사람이 번호를 사용할 위험도 있을 것 같습니다.

익명1 · Answer

익명 상담 단계와 공식 조사 단계에서 필요한 정보를 구분하는 게 중요해 보입니다. 처음부터 실명과 소속을 요구하면 상담 자체를 포기할 수 있으니, 사건번호로 다시 연락할 수 있는 방법을 먼저 마련하는 방식이 실무적으로 도움이 될 것 같아요.

넛지EAP(관리자) · Answer

안녕하세요, 넛지EAP 입니다☺️
익명 상담을 이어가기 위한 관리수단으로 사건번호를 활용할 수 있지만, 번호만으로 조사나 보호조치를 진행하기에는 한계가 있습니다. 다만 구체적인 괴롭힘 사실을 회사가 인지했다면 ‘공식 신고 전환’ 여부와 별개로 조사 필요성을 검토해야 합니다.

재연락 확인용 PIN을 함께 발급하고, 분실 시 복구가 어렵다는 점을 미리 안내해 주세요. 공식 절차로 전환할 때는 당사자 연락처, 구체적 행위·시점·장소, 상대방·참고인, 자료, 희망 보호조치와 정보공개 범위를 확인하는 것이 좋습니다. 상담 기록과 조사 기록은 별도 보관하고, 접근자를 최소화하며 보관기간·파기 기준을 사규와 개인정보 처리기준에 명시해 두시길 권합니다. 세부 절차는 사내 규정과 [근로기준법 제76조의3](https://www.law.go.kr/lsLawLinkInfo.do?chrClsCd=010202&lsJoLnkSeq=1012828735)을 기준으로 노무 담당자와 점검해 주세요.

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