従業員からEAP（従業員支援プログラム）は機密保持されるのかと質問された場合、人事部は何と答えるべきでしょうか？

従業員支援プログラム（EAP）における守秘義務に関するコミュニケーション：従業員からカウンセリングのプライバシーについて質問された場合、人事部はどのような対応をすべきか。正直な限界とその説明方法も含めて解説する。

[質問]

当社は韓国で事業を展開する中規模の外資系企業であり、社内ウェルビーイングキャンペーンに先立ち、従業員支援プログラム（EAP）に関するコミュニケーション体制の構築に取り組んでいます。

何が起こったか：従業員がマネージャーや人事部に直接、「EAP（従業員支援プログラム）は本当に機密保持されているのですか？私のマネージャーに知られてしまうのでしょうか？」と尋ね始めた。

私たちがこれまで行ってきたこと：私たちの導入資料にはカウンセリングは「完全に秘密厳守」であると記載されていますが、一部の従業員は明らかにそれを信じておらず、あるマネージャーはどのように答えるべきか迷っていました。

私たちが決定する必要があるのは、人事担当者や管理職が具体的に何と言うべきか、そして「完全な機密保持」を約束することが果たして正確なことなのかどうか、ということだ。

[答え]

その表現に疑問を抱くのは当然です。「完全機密」というのは過剰な約束であり、従業員はそれを感じ取ります。より効果的なメッセージは、機密保持が実際にどのように機能するのか、そしてその限界も含めて説明することです。絶対的な表現よりも、明確な説明の方が信頼を築きます。

カウンセリングそのものについて、真実を述べてください。カウンセリングは、貴社ではなく外部のプロバイダーによって提供されます。従業員が話し合ったセッションの内容、そして多くの場合、従業員がそもそも参加したかどうかはプロバイダーが保持し、人事ファイルには記載されません。守秘義務は従業員支援モデルの重要な特徴であり、単なる礼儀ではありません[1]。韓国では、カウンセリング記録も個人情報保護法に基づいて取り扱われる個人情報であり、同法はそのようなデータの収集、使用、開示方法を規定しています[2]。

従業員が制限に気づく前に、明確に制限事項を伝えましょう。従業員の同意がある場合、または開示が法的に義務付けられているか、あるいは開示が必要なごく限られた状況、特に差し迫った重大な安全上のリスクがある場合に限り、情報が雇用主に伝わります。この点を明確に伝えることで、メッセージの信頼性が高まります。管理者にとって役立つ表現としては、「あなたが話し合っている内容は、私には分かりません。ただし、あなたが関与を依頼した場合、または誰かの安全が危険にさらされている緊急事態の場合は例外です。」というものがあります。

人事部が受け取るものと受け取らないものを説明してください。人事部は、集計された匿名化されたレポートを受け取りますが、それは全体的な利用レベルと大まかなサービスカテゴリのみであり、個人の名前やセッションの詳細は一切含まれません。従業員がこの質問をするのは、実際には別の質問をしているからです。「これは私にとって不利になるのでしょうか？」これに対して直接答えると、参加は任意であり、EAPの利用は業績評価や人事ファイルに記録されず、評価にも一切影響しません。

両方の言語で書面に残してください。簡潔で分かりやすい機密保持に関する説明文を韓国語と英語で作成し、導入メール、オンボーディング、マネージャー向け説明会などで同じ表現を使用し、年に数回繰り返して周知徹底しましょう。資料間で表現が統一されていないと、それ自体が信頼を損なう原因となります。マネージャーには、人事部と同じように回答できるよう、また、即興で答えるのではなく「分かりません。正確な回答をお調べします」と言うように指導しましょう。

そして、その約束を実際に実行に移す。報告対象となる情報と対象外となる情報をプロバイダーに確認し、集計レポートでは小規模チームやオフィス内の個人が特定できないことを確認し、従業員の記録にEAP利用状況が記録されないよう内部システムでチェックしてください。こうした点に違反すると、たとえそれが事実であれ認識上の問題であれ、長年のコミュニケーションが台無しになる可能性があります。

次のステップ

現在ご利用のEAP資料に「完全な」「絶対的な」「全面的な」機密保持に関する記述がないか確認し、上記の同意と例外に関する説明に置き換えてください。従業員のメンタルヘルス、管理者のサポート、職場での対応について、組織全体で連携したアプローチが必要な場合は、Nudge EAPにご連絡いただき、貴社の従業員構成に適した導入モデルについてご相談ください。