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従業員のインタビュー記録はどこまで詳しく残しますか？
2026.07.22 14:48
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従業員のインタビュー記録について質問があります。

苦情相談やコンディション関連面談をしてみると、スタッフが個人的な話をかなり多くする場合があるでしょう…！

ところが、面談内容をあまりに詳細に書き留めておけば、後で記録に対する部分にとってはちょっと負担になりそうだし、逆に簡単すぎるとどんな話をしたのか確認できないと思います。

例えば「業務負担訴え、追加面談予定」くらいだけ残すのが正しいか、実際の発言や具体的な状況もどれくらい少なくなければならないのか悩みますㅠㅠ

特に職場内の嫌がらせや健康問題のように敏感な内容が少し混ざっているときは、より慎重です。

他社では社員面談記録をどの程度まで残していますか？

後で確認できるほどだけ簡単に書くのが良いでしょうか？
コメント5
  • 넛지EAP(관리자)
    안녕하세요, 넛지EAP입니다.

직원 면담 기록은 자세히 남기는 것보다, 목적에 필요한 범위에서 사실 중심으로 남기는 것이 좋습니다. 특히 고충 상담, 컨디션 관련 면담, 직장 내 괴롭힘 가능성, 건강 문제처럼 민감한 내용이 섞여 있을 때는 더 조심해서 기록해야 합니다.

실무적으로는 면담 일시, 면담 요청 배경, 직원이 호소한 주요 어려움, 현재 원하는 조치, 회사가 안내한 절차나 지원 제도, 추가 확인 또는 후속 면담 예정 여부 정도를 남기면 충분한 경우가 많습니다. 예를 들어 “업무 부담 호소, 최근 업무량 조정 필요성 언급, EAP 상담 및 추가 면담 안내”처럼 정리할 수 있습니다.

다만 직원의 실제 발언을 모두 그대로 적거나, 가족관계·질병명·진단명·사생활 내용을 자세히 남기는 것은 피하는 것이 좋습니다. 기록에는 “우울증으로 보임”, “괴롭힘으로 판단됨”처럼 HR의 추정이나 진단 표현을 쓰기보다, “수면 어려움 호소”, “상급자의 반복 지적에 부담을 느낀다고 말함”처럼 확인된 사실과 호소 내용을 중심으로 적는 것이 안전합니다.

정리하면, 면담 기록은 나중에 경과와 조치 여부를 확인할 수 있을 정도로 남기되, 민감한 사생활이나 의학적 판단은 최소화하는 방식이 좋습니다. 기록을 남길 때는 보관 위치와 접근 권한도 제한해, 관련 업무 담당자 외에는 열람하지 않도록 관리하는 것이 중요합니다.
  • 匿名ユーザー3
    직장 내 괴롭힘 가능성이 조금이라도 섞인 면담이면, 직원이 공식 신고를 원하지 않아도 별도 기록으로 남겨두시나요? 단순 고충 상담 기록과 괴롭힘 접수 기록을 어느 시점부터 구분해야 하는지도 궁금합니다.
    넛지EAP(관리자)
    안녕하세요, 넛지EAP입니다.

직장 내 괴롭힘 가능성이 조금이라도 언급된 면담이라면, 직원이 공식 신고를 원하지 않더라도 상담 기록은 남겨두는 것이 좋습니다. 다만 이때 바로 “괴롭힘 접수 기록”으로 분류하기보다는, 우선은 고충 상담 기록으로 두고 직원이 호소한 내용과 안내한 절차를 사실 중심으로 남기는 방식이 안전합니다.

예를 들어 면담 일시, 상담 요청 배경, 직원이 부담을 느낀 상황, 공식 신고를 원하는지 여부, 현재 원하는 조치, 회사가 안내한 절차, 추가 피해나 보복 우려 여부 정도를 기록할 수 있습니다. 이때 “직장 내 괴롭힘으로 판단됨”처럼 결론을 쓰기보다는 “상급자의 반복 지적에 부담을 느낀다고 호소함”처럼 표현하는 것이 좋습니다.

단순 고충 상담 기록과 괴롭힘 접수 기록은 직원이 공식 신고 의사를 밝히거나, 특정 행위자·일시·행위 내용이 구체적으로 제시되어 사실 확인이 필요한 단계부터 구분하는 것이 실무적으로 적절합니다. 또한 직원이 신고를 원하지 않더라도 반복 피해, 보복 우려, 안전 문제, 제3자 피해 가능성이 확인된다면 단순 상담으로만 두기 어려울 수 있으므로 공식 절차 전환 가능성을 안내해야 합니다.

정리하면, 초기에는 고충 상담 기록으로 최소한의 사실과 안내 내용을 남기고, 신고 의사 또는 조사 필요성이 확인되는 시점부터 괴롭힘 접수 기록으로 분리해 관리하는 방식이 가장 안전합니다.
  • 匿名ユーザー2
    저는 면담 기록은 “누가 어떤 취지로 상담했고, HR이 어떤 안내를 했고, 다음 조치가 무엇인지” 정도를 중심으로 남기는 게 적당해 보입니다. 민감한 건강 정보나 사생활은 필요한 범위에서만 요약하고, 실제 발언을 전부 옮기기보다는 업무 관련 이슈와 지원 내용 위주로 정리하는 방식이 안전할 것 같아요!
  • 匿名ユーザー1
    이거 정말 고민되는 부분인 것 같아요... 직원이 개인적인 이야기를 많이 했을 때 그대로 다 적어두자니 부담스럽고, 그렇다고 너무 간단히 쓰면 나중에 어떤 맥락이었는지 기억이 안 날 수 있어서요....