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HR & EAP Inquiries

Cases where they say they only want counseling and not to report harassment
2026.07.16 13:27
Views 23Scraps 2

An employee came to see me saying there was an uncomfortable situation within the team.

He says he does not want to file an official report yet, and just wants his side of the story to be heard for now.

They also say that it is burdensome for the other person to find out immediately.....

I held the interview because I thought it was right to listen to them first, but I am wondering if I should keep a record of it in this case.

I feel like leaving it without any records would make it difficult to respond if the problem escalates later, but if I document it as too much of an official procedure, the employees might feel burdened...

How do other companies handle requests for unofficial consultations like this?

Would it be appropriate to keep at least a simple record of the interview?
Comments5
  • 넛지EAP(관리자)
    안녕하세요, 넛지EAP입니다.

직원이 공식 신고까지는 원하지 않고 상담만 요청한 경우에도, HR은 우선 직원의 의사를 존중하면서 안전한 분위기에서 이야기를 듣는 것이 중요합니다. 다만 아무 기록도 남기지 않기보다는, 추후 상황 확인이나 보호 조치를 위해 최소한의 면담 기록은 남겨두는 것이 좋습니다.

기록은 공식 조사처럼 자세한 판단을 담기보다, 상담 일시, 상담 요청 배경, 직원이 호소한 주요 내용, 직원이 현재 원하는 조치, 안내한 절차와 지원 창구 정도를 사실 중심으로 정리하면 됩니다. 이때 “직장 내 괴롭힘으로 판단됨”처럼 단정적인 표현은 피하고, 직원에게 기록 목적과 비밀유지 범위를 설명하는 것이 좋습니다.

다만 상담 내용 중 추가 피해 우려, 보복 가능성, 심각한 정신적 고통, 안전 위험이 확인된다면 단순 상담으로만 두기 어렵기 때문에 보호 조치나 공식 절차 안내가 필요할 수 있습니다. 따라서 비공식 상담이라도 직원 의사, 안전 여부, 향후 연락 가능 여부는 함께 확인해두는 것이 안전합니다.
  • Unknown User3
    이런 경우 진짜 애매하죠...
직원은 “그냥 얘기만 들어줬으면 좋겠다”고 하는데, HR 입장에서는 아무 기록도 안 남기면 나중에 상황 커졌을 때 설명하기가 어려울 수도 있고요,,, 
저라도 공식 신고처럼 느껴지지 않게 하면서 최소한의 면담 기록은 남겨야 하나 계속 고민될 것 같아요.
  • Unknown User2
    저도 궁금한 게 있는데요...!
직원이 공식 신고는 원하지 않는데 내용상 괴롭힘 가능성이 있어 보이면 HR이 어디까지 개입해야 할까요?
당사자 의사를 존중하는 게 맞긴 한데, 반복되거나 보복 가능성이 보이면 어느 시점부터는 공식 절차 안내를 더 적극적으로 해야 하는 건지 고민되네요,,,
    넛지EAP(관리자)
    안녕하세요, 넛지EAP입니다.

직원이 공식 신고를 원하지 않는 경우에는 우선 당사자의 의사를 존중하는 것이 중요합니다. 다만 상담 내용상 직장 내 괴롭힘 가능성이 있거나 반복성, 보복 우려, 심각한 정신적 고통, 업무 수행 어려움이 확인된다면 단순 상담으로만 두기보다는 공식 절차와 보호 조치를 안내할 필요가 있습니다.

HR은 바로 조사로 전환하기보다, 먼저 현재 직원이 원하는 조치가 무엇인지, 상대방과의 접촉이 계속되는지, 추가 피해나 보복 가능성이 있는지, 긴급 분리나 업무 조정이 필요한지를 확인하는 것이 좋습니다.

특히 같은 상황이 반복되거나 제3자에게도 유사한 피해가 확인되는 경우, 또는 직원이 안전에 위협을 느끼는 경우에는 “신고를 강요”하기보다 “공식 절차로 전환할 수 있고, 그 과정에서 비밀유지와 불이익 금지 원칙이 적용된다”는 점을 더 명확히 안내하는 것이 적절합니다.

정리하면, 비공식 상담 단계에서는 최소 기록과 지원 안내를 하되, 반복성·보복 가능성·안전 위험이 확인되는 시점부터는 공식 절차와 보호 조치를 적극적으로 안내하는 방식이 안전합니다.
  • Unknown User1
    비공식 상담이라고 해도,, 접수 일시나 상담 취지, 직원이 원하는 범위, 공식 신고 의사 여부 정도는 간단하게라도 남겨두는 게 좋을 것 같아요...

다만 “괴롭힘으로 판단됨” 이런 식으로 결론을 적기보다는, 직원이 실제로 말한 내용이랑 HR이 안내한 선택지를 구분해서 기록하는 게 더 안전해 보이긴 합니다..!