Do you also keep separate records for safety and health meetings in HR?

I have a question regarding the storage of meeting minutes or improvement action data related to safety and health.

The safety and health department manages meeting minutes separately, but I am confused whether the HR team should also receive and keep related materials.

Since data verification regarding serious accidents or the Occupational Safety and Health Act might be necessary later, it seems that HR should also have some knowledge of the matter.

However, if I receive everything including meeting minutes, details of corrective actions, and training materials, I think the scope of management will become too broad.

I am wondering if it is acceptable for the safety and health manager to keep the originals in practice, while the HR team manages only training or personnel-related materials separately.

Do other companies have HR also keep records of safety and health meeting minutes or corrective action data?

Or do you operate by having the responsible department manage it exclusively and sharing resources only when necessary?

안녕하세요, 넛지EAP입니다. 안전보건 관련 회의록이나 개선조치 자료는 원칙적으로 안전보건 담당 부서에서 원본을 관리하고, HR은 인사·교육·조직 운영과 연결되는 자료만 별도로 관리하는 방식이 가장 현실적입니다. 회의록, 위험성평가 결과, 개선조치 내역, 작업환경측정 자료, 안전보건 점검 자료까지 HR이 모두 사본으로 보관하기 시작하면 관리 범위가 너무 넓어질 수 있습니다. 오히려 어느 부서가 원본을 관리하는지, 필요할 때 어디서 확인할 수 있는지가 불명확해질 수 있습니다. 다만 HR도 전혀 모르면 안 되는 항목은 있습니다. 예를 들어 안전보건교육 이수 현황, 관리감독자 교육 대상자, 신규 입사자·전보자 교육, 인력 배치와 관련된 개선조치, 휴직·복직·산재 관련 후속 조치처럼 인사 업무와 연결되는 내용은 HR에서도 별도 관리하는 것이 좋습니다. 실무적으로는 안전보건 담당 부서가 원본을 보관하고, HR은 회의 결과 중 인사팀 조치가 필요한 항목만 공유받는 방식이 무난합니다. 예를 들어 “교육 필요”, “인력 보강 검토”, “관리감독자 지정”, “근무 방식 조정”, “복귀자 관리”처럼 HR 후속 조치가 필요한 항목만 별도 관리표에 남기는 방식입니다. 정리하면, 안전보건 회의록 전체를 HR이 중복 보관하기보다는 원본 보관 책임은 안전보건 담당 부서에 두고, HR은 교육·인력·복무·조직 운영과 연결되는 항목만 별도로 관리하는 것이 좋습니다. 중요한 것은 자료를 모두 복사해두는 것보다, 원본 보관 부서와 HR 후속 조치 범위를 명확히 정해두는 것입니다.

이건 HR도 어디까지 받아야 하는지 애매할 것 같아요. 안전보건 담당 부서가 원본을 관리하는 게 맞아 보이지만, 교육이나 인력 배치랑 연결되는 내용은 인사팀도 어느 정도 알고 있어야 할 것 같고요.

HR & EAP Inquiries

Do you also keep separate records for safety and health meetings in HR?