When do you conduct personal information protection training for new employees?

넛지EAP(관리자)

안녕하세요, 넛지EAP입니다.

신규 입사자 개인정보보호교육은 다음 정기교육 때까지 기다리기보다는, 입사 초기 또는 개인정보 처리 업무를 시작하기 전에 먼저 안내하는 방식이 가장 무난합니다.

특히 고객정보, 임직원 정보, 상담·민원 정보, 회원정보 등 개인정보를 직접 조회하거나 처리하는 업무라면 시스템 접근 권한을 부여하기 전에 기본 교육을 진행하는 것이 좋습니다. 이후 회사의 연간 정기교육 시점에는 기존 임직원과 함께 다시 이수하도록 관리할 수 있습니다.

실무적으로는 온보딩 과정에 개인정보보호 기본 교육을 포함하고, 정기교육이 이미 끝난 뒤 입사한 직원은 월 1회 또는 분기 1회 보충교육 대상자로 묶어 관리하는 방식이 많이 사용됩니다. 온라인 교육 링크를 제공하는 경우에도 단순 발송으로 끝내지 말고 실제 이수 여부를 확인해야 합니다.

기록은 입사일, 교육 안내일, 교육 방식, 교육자료명, 이수일, 수료증 또는 확인 서명, 개인정보 처리 업무 여부를 남겨두면 좋습니다. 개인정보처리시스템 접근 권한이 있는 직원이라면 권한 부여일과 교육 이수일도 함께 확인해두면 관리가 더 명확합니다.

정리하면, 신규 입사자는 입사 직후 기본 교육을 먼저 진행하고, 정기교육 전까지는 보충교육이나 온라인 교육으로 이수 여부를 관리하는 방식이 안전합니다.

신규 입사자가 아직 개인정보를 직접 처리하지 않는 직무라면, 공통 교육은 입사 초기에 하고 개인정보취급자 교육은 업무 배정 시점에 따로 진행하는 방식도 괜찮을지 궁금합니다.

저라면 입사 직후 개인정보 처리 업무 여부를 먼저 확인하고, 개인정보취급자라면 바로 교육자료나 온라인 교육 링크를 안내할 것 같아요. 교육 안내일, 수료일, 수료증 보관 여부까지 남겨두면 나중에 확인하기 편할 것 같습니다.

보통 온보딩 과정에서 기본 개인정보보호교육을 먼저 안내하고, 정기교육 때 다시 전체 과정에 포함하는 방식도 가능할까요? 중복 교육처럼 보일 수 있어서 기준을 정해두는 게 좋을 것 같습니다.

저희도 신규 입사자가 정기교육 이후에 들어오면 이 부분이 헷갈리더라고요ㅠㅠ 다음 정기교육까지 기다리기엔 기간이 너무 길어질 수 있어서 별도 안내 기준이 필요할 것 같습니다.