If I switch training providers, what happens to last year's certificate?

넛지EAP(관리자)

안녕하세요, 넛지EAP입니다.

법정교육 위탁기관을 변경하더라도 작년에 받은 수료증이나 이수 내역을 반드시 새 기관 시스템에 모두 다시 등록해야 하는 것은 아닙니다. 기존 교육 기록은 우선 회사가 증빙자료로 보관하는 것이 기본이고, 새 기관에는 내년도 교육 운영에 필요한 대상자 명단을 중심으로 전달하는 방식이 무난합니다.

다만 회사가 새 시스템에서 과거 이수 이력까지 통합 관리하려는 경우에는 일부 자료를 이관할 수 있습니다. 이 경우에도 수료증 원본 전체나 불필요한 개인정보를 모두 넘기기보다는 성명, 부서, 교육명, 이수일, 수료 여부처럼 교육 이력 확인에 필요한 항목으로 제한하는 것이 좋습니다.

기존 기관에서는 계약 종료 전에 수료증, 이수자 명단, 교육일, 교육방법, 교육자료명, 미이수자 내역, 관리자 다운로드 이력 등을 미리 내려받아 회사 내부 저장소에 정리해두는 것이 좋습니다. 이후 기존 기관의 관리자 계정 권한 종료일, 보관자료 반환 또는 파기 여부도 확인해두면 더 안전합니다.

새 기관에는 내년도 교육 대상자 명단, 교육 과정 구분, 부서, 이메일 등 교육 운영에 필요한 정보만 전달하면 됩니다. 전년도 이수 기록이 필요한 경우에도 “전년도 이수 여부 확인용”처럼 목적을 명확히 하고, 필요한 범위만 제공하는 것이 좋습니다.

정리하면, 위탁기관을 바꿀 때는 이전 수료 기록을 새 기관에 무조건 인계하기보다 회사가 기존 증빙자료를 보관하고, 새 기관에는 다음 교육 운영에 필요한 최소 정보만 전달하는 방식이 가장 무난합니다. 핵심은 기존 자료 다운로드, 회사 보관, 새 기관 대상자 명단 정리, 기존 기관 자료 파기 또는 반환 확인을 나눠서 관리하는 것입니다.