退職者アカウントを整理するときのカウンセリング/インタビュー記録の保存

退社者資料を整理するのに気になるものがあります。

普通メールアカウントや社内システム権限は退社日基準で整理していますが、人事チームが持っているインタビュー記録や苦情関連のメモはどのように管理すべきかを混乱しています。

単純な退社面談の内容は、退社者ファイルに一緒に保管すれば良いと思いますが、相談や苦情関連内容が少し混ざっている場合、アクセス権をさらに制限する必要があるのか​​も悩みます。

退社後も後で確認が必要になることはありそうですが、それでも長すぎて閲覧可能な状態にしておくのも負担です。

他社では、退社者関連の面談記録や苦情相談資料をどのようにまとめていますか？

退社者の挨拶ファイルと同じようにアーカイブしますか、それとも別のフォルダに分割して管理しますか？