괴롭힘 조사 중 참고인 면담은 업무시간에 진행하시나요?

넛지EAP(관리자)

안녕하세요, 넛지EAP입니다.

직장 내 괴롭힘 조사 중 참고인 면담은 가능한 한 업무시간 중에 진행하는 것이 더 적절합니다. 참고인 면담은 개인적인 일이 아니라 회사가 사실관계를 확인하기 위해 진행하는 절차이기 때문에, 퇴근 후나 점심시간에 잡으면 오히려 참고인에게 부담이 될 수 있습니다.

다만 부서 업무에 영향이 있을 수 있으므로 면담 시간은 가급적 짧게 잡고, 사전에 가능한 시간대를 확인한 뒤 조율하는 방식이 좋습니다. 보통 30분에서 1시간 정도로 안내하고, 필요한 경우 추가 면담을 별도로 요청하는 식으로 운영할 수 있습니다.

일정 제목은 “직장 내 괴롭힘 참고인 면담”처럼 사건 성격이 드러나는 표현보다는 “인사 관련 면담”, “내부 확인 면담”, “HR 면담”처럼 중립적인 표현을 쓰는 것이 좋습니다. 캘린더 제목이나 회의실 예약명만으로 참고인이 조사에 연관된 사람처럼 보이지 않게 하는 것이 중요합니다.

부서장에게 공유가 필요한 경우에도 구체적인 신고 내용이나 당사자 정보까지 알릴 필요는 없습니다. “내부 확인 절차로 인해 ○○님이 일정 시간 면담에 참석 예정” 정도로만 안내하고, 조사 내용은 별도로 공유하지 않는 것이 안전합니다.

참고인에게도 면담 전 “사실관계 확인을 위한 절차이며, 면담 내용은 조사 목적 범위 내에서만 활용된다”는 점을 안내하면 부담을 줄일 수 있습니다. 또한 참고인이 진술했다는 이유로 불이익이나 불편한 상황이 생기지 않도록 비밀유지와 2차 피해 방지 기준을 함께 안내하는 것이 좋습니다.

정리하면, 참고인 면담은 업무시간 중에 진행하되 일정명과 부서 공유 내용은 최대한 중립적으로 처리하는 것이 좋습니다. 핵심은 조사 필요성과 참고인의 부담, 비밀유지를 함께 고려해 운영하는 것입니다.

일정 제목은 어떻게 잡는 게 가장 무난할까요? 조사 면담이라고 쓰면 너무 드러나는 것 같고, 개별 면담이나 HR 미팅처럼 조금 중립적으로 표시하는 게 나을지도 궁금합니다.

저라면 가능한 한 업무시간 안에서 진행하되, 부서 업무에 영향이 적은 시간대로 조율할 것 같습니다. 참고인 면담도 회사 조사 절차의 일부라서 근무시간으로 처리하는 게 더 자연스러워 보이네요.

이거 정말 어려운 부분 같습니다... 참고인 입장에서는 본인 업무도 아닌데 갑자기 불려가는 느낌일 수 있고, 그렇다고 퇴근 후로 잡으면 개인 시간 부담이 생길 것 같아요.