한랭질환 대비는 몇 월부터 시작해서 무엇을 먼저 준비하시나요?

 안녕하세요 식품 제조공장에서 안전보건 업무 맡고 있는 담당자입니다
 저희는 출하장이랑 상온 창고가 거의 반쯤 바깥이라 겨울마다 현장에서 춥다는 얘기가 많이 나와요
 작년에는 12월 중순에 한파특보 뜨고 나서야 핫팩이랑 방한장갑을 급하게 사서 나눠줬는데 수량도 모자라고 사이즈도 안 맞아서 말이 좀 많았어요ㅠ
 올해는 미리 준비해보려고 하는데 막상 하려니 몇 월부터 시작하는 게 맞는지 감이 안 오더라구요
 여름 폭염은 휴식 시간 기준 같은 게 있어서 그나마 정리가 되는데 한파는 따로 정해진 휴식 기준이 있는 건지도 헷갈리구요;;
 휴게실도 사무동에만 있어서 출하장 인원은 쉬려면 한참 걸어가야 하는 상황이에요
 그리고 고혈압이나 당뇨 있는 분들은 추울 때 더 조심해야 한다고 들었는데 이런 분들은 어떻게 파악해서 관리하시는지도 궁금해요. 건강 정보라 물어보기도 조심스럽구요
 다른 회사는 한랭질환 대비를 보통 몇 월부터 시작하시는지, 방한용품이나 휴게장소, 작업시간 조정 중에 뭘 먼저 준비하시는지 공유해주시면 감사하겠습니다