법정의무교육 이수현황을 인사시스템에 연동해서 관리해도 될까요?

Question

안녕하세요 인사팀에서 사내교육 운영하고 있습니다
지금은 법정의무교육마다 교육업체에서 받은 수료내역을 엑셀로 따로 관리하고 있는데 누락도 생기고 퇴사자나 신규입사자 반영도 계속 수기로 해야해서요;;
그래서 인사시스템에 직원별 교육 이수여부랑 이수일자를 연동해서 한번에 관리하는걸 검토하고 있습니다
사번, 이름, 부서, 교육명, 이수여부, 이수일 정도만 들어갈 예정인데
이런 정보는 인사업무에 필요한 정보로 보고 별도 동의 없이 관리해도 되는건지 궁금합니다
그리고 팀장이나 부서 관리자가 자기 부서 직원의 미이수 여부까지 볼 수 있게 해도 되는지 아니면 교육 담당자만 확인할 수 있게 해야하는지도 고민입니다
외부 교육업체랑 API 같은걸로 자동 연동하는 경우에는 또 따로 확인해야 할 부분이 있을까요?
인사시스템에서 교육이력 관리하고 계신 곳은 권한이나 보관기간을 어떻게 두고 계신지 궁금합니다

넛지EAP(관리자) · Accepted Answer

안녕하세요, 넛지EAP 입니다☺️
말씀하신 항목은 법정교육 관리에 필요한 범위로 보일 수 있지만, 별도 동의가 무조건 필요 없다고 단정하기보다는 교육별 법적 의무와 회사의 개인정보 처리 근거를 먼저 확인해 주세요.

실무적으로는 ① 교육별 보관 의무와 기간 정하기 ② 교육 담당자만 전체 내역 열람하기 ③ 팀장에게는 업무상 필요한 경우에 한해 소속 직원의 미이수 여부만 보여주기 ④ 조회·수정 기록 남기기 순서로 점검하시면 좋습니다. 퇴사자 기록도 교육별 증빙 필요기간이 지나면 삭제하는 기준을 두어야 합니다.

외부 업체와 API로 연동한다면 위탁인지 제3자 제공인지 구분하고, 위탁계약서와 개인정보 처리방침 반영, 전송구간 암호화, 재위탁·국외 이전 여부, 계약 종료 후 삭제 방법까지 확인해 주세요. 최종 적용 전에는 사내 개인정보 보호책임자나 노무·법률 담당자에게 회사 상황에 맞는 처리 근거를 함께 확인받으시면 안전합니다.

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