MSDS 최신화 책임분담표｜보건관리자·구매부서·사용부서 역할 엑셀

📎 이 글과 함께 쓰는 첨부자료

📌 언제 쓰면 좋을까요

• 현장 게시판의 MSDS 작성일자가 몇 년 전인데, 최신본인지 누가 확인해야 하는지 모를 때
• 재구매할 때 공급자가 동봉한 새 MSDS가 구매팀이나 창고에서 멈춰 현장까지 오지 않을 때
• MSDS 교육은 했는데 성분이 바뀐 뒤 다시 교육했는지 기록이 없을 때
• 보건관리자 혼자 MSDS 관리를 맡고 있어 구매·사용부서와 일을 나누고 싶을 때

새 물질을 들이기 전에 무엇을 확인할지는 화학물질 구매 전 안전보건 검토 프로세스 기둥글에 정리했습니다. 이 글은 들어온 뒤의 MSDS를 최신 상태로 유지하는 역할 분담에 집중합니다.

🔄 MSDS는 어떻게 바뀌어서 우리 회사까지 오나

제조·수입자는 제품명, 구성성분의 명칭·함유량, 건강·환경 유해성과 물리적 위험성이 바뀌면 변경 MSDS를 지체 없이 안전보건공단에 제출합니다(법 제110조③, 시행규칙 제159조). 그리고 이미 물질을 받은 곳에 변경된 MSDS를 제공해야 하며, 중간 유통·판매자도 받은 변경 MSDS를 다시 넘겨야 합니다(법 제111조②③). 같은 물질을 계속 공급받는 경우 변경이 없으면 추가 제공을 생략할 수 있지만, 사용하는 쪽이 요청하면 다시 제공해야 합니다(시행규칙 제160조②).

즉, 바뀐 MSDS는 공급자를 통해 들어오는데, 들어온 뒤 교체·교육은 사용 사업주가 해야 합니다. 이 사이에서 문서가 멈추지 않게 하는 것이 책임분담표의 목적입니다.

👥 책임분담표 미리보기

R은 실행, A는 최종 책임(업무당 1개 부서), C는 협의, I는 공유입니다. 아래는 첨부 파일의 기본값 중 일부이며, 일반적인 제조 사업장을 가정한 예시이므로 조직에 맞게 바꿔 쓰세요.

핵심은 구매부서를 ‘MSDS가 들어오는 입구’로 지정하는 것입니다. 재구매 때 동봉된 새 MSDS나 공급자 메일을 구매부서가 접수해 보건관리자에게 넘기도록 정하면, 현장 게시물이 예전 버전으로 남는 일을 크게 줄일 수 있습니다.

🗂️ 자료 구성

✍️ 사용 순서

1. 책임분담표 확정 — 기본값을 보고 회사 조직에 맞게 R·A·C·I를 바꿉니다. 업무마다 A가 1개가 아니면 ‘A 1개 지정 필요’가 표시됩니다. 확정한 표는 구매·사용부서와 공유합니다.
2. 관리대장 등록 — 사업장에서 쓰는 제품을 한 줄씩 적고 MSDS 수령일, 게시 위치, 경고표시, 교육일을 넣습니다. 상태가 ‘MSDS 미확보’, ‘게시·표시 확인’, ‘교육 확인’인 제품부터 정리합니다.
3. 정기 확인 — 확인주기(기본 12개월)가 다가오면 ‘확인 임박’이 표시됩니다. 공급사에 최신 MSDS 여부를 묻고 [공급사요청기록]에 남깁니다.
4. 변경 처리 — 변경된 MSDS를 받으면 [변경이력]에 한 줄 추가하고, 게시 교체·관리요령 수정·교육·위험성평가 반영일을 채웁니다. 관리대장의 수령일과 개정일도 새 값으로 바꿉니다.
5. 연 1회 재검토 — 조직이 바뀌거나 담당자가 바뀌면 책임분담표를 다시 확인합니다.

🧮 자동 표시 방식

✅ 적용 전 확인사항

파일을 쓰기 전에 아래를 먼저 정해두세요. 특히 변경 MSDS 접수 창구, 게시 방식, 교육 기록 보관 위치가 정해지지 않으면 관리대장을 채워도 같은 문제가 반복됩니다. 3개 이상 정해지지 않았다면 구매·사용부서와 짧은 회의를 먼저 잡는 것이 좋습니다.

🔐 사용할 때 주의할 점

• 확인주기 12개월과 처리기한 14일은 실무 예시값입니다. 법령에 정기 재확인 주기나 사내 처리 기한이 따로 정해져 있지는 않으니 회사 기준으로 정하세요.
• ‘정상’ 표시는 입력한 날짜를 기준으로 한 내부 점검 결과일 뿐 법적 판정이 아닙니다. 실제 게시 상태와 MSDS 버전은 현장에서 확인하세요.
• 공급자에게 MSDS를 요청했는데 받지 못한 경우는 과태료 기준이 따로 있으므로, 요청 날짜와 방법을 [공급사요청기록]에 꼭 남기세요.
• 교육 참석자 명단이 들어가는 경우 공유 범위를 관련 담당자로 제한하세요.

❓ FAQ

🔗 같이 보면 좋은 글

📚 출처 및 확인 기준

• 국가법령정보센터 · 산업안전보건법 제110조~제115조(물질안전보건자료·경고표시)
• 국가법령정보센터 · 산업안전보건법 제117조·제118조, 시행령 제87조·제88조(제조등금지·허가대상물질)
• 국가법령정보센터 · 산업안전보건법 시행규칙 제157조~제170조(MSDS 제출·제공·게시·관리요령·교육·경고표시)
• 국가법령정보센터 · 산업안전보건기준에 관한 규칙 제420조·제422조, 별표 12(관리대상 유해물질)
• 국가법령정보센터 · 산업안전보건법 시행규칙 제186조·별표 21(작업환경측정 대상), 별표 22(특수건강진단 대상 유해인자)
• 국가법령정보센터 · 사업장 위험성평가에 관한 지침(고용노동부 고시) 제10조·제12조·제15조
• 국가법령정보센터 · 산업안전보건법 시행령 별표 35(과태료의 부과기준)
• 국가법령정보센터 · 화학물질관리법 제2조·제13조·제24조·제28조
• 안전보건공단 · 물질안전보건자료시스템(KMS)
• 기후에너지환경부 · 화학물질종합정보시스템(ICIS)

본 자료는 화학물질을 사용하는 사업장의 MSDS 최신화 업무를 나누고 점검하기 위한 실무 참고용 양식입니다. 책임분담 기본값, 확인주기, 처리기한은 법령에 정해진 기준이 아닌 실무 예시이며, 자동 표시는 입력값에 따른 내부 점검 결과로 법적 판정을 대신하지 않습니다. 사업장별 판단이 필요한 사항은 관할 지방고용노동관서 또는 안전보건공단에 확인하세요. 법령·공식자료 확인 기준일: 2026.10.14.