匿名ユーザー2
セクハラ予防教育未修了者と中道入社者は、教育対象者リストに基づいて別途管理する必要があります。 HR担当者は、年間教育後に入社した職員、教育期間中休業中だった職員、復職者、未修了者を確認し、再案内・補足教育・最終履修証明まで残さなければなりません。
セクハラ予防教育は一度知られ、終わる教育ではありません。教育対象者が実際に教育を履修したことを確認し、教育後に入社したり復職した従業員が欠けないように管理する必要があります。特にオンライン教育で進行する場合、修了証や履修履歴が自動的に残っても、会社の対象者名簿と対照しないと未修了者がそのまま残ることがあります。
この記事ではセクハラ予防教育以降、中道入社者、休職・復職者、未修了者をどのように管理し、補足教育を進めればよいかをまとめます。
短い答え
セクハラ予防教育未修了者と中道入社者は対象者名簿を基準に履修可否を確認した後、再案内と補足教育記録を残す方法として管理することをお勧めします。
教育リンクを送ったり、教育資料を配布したりするだけでは不十分です。人事担当者は、誰が教育を受けたのか、誰が修了したのか、誰が未修了状態であるのか、そして未修了者にどのように再案内したのかを確認できなければなりません。
中道入社者や復職者は年間教育スケジュール以降に発生する可能性があるため、既存の教育対象者リストにない場合が多いです。この場合、次の年まで待つよりも、社内基準に従って別途案内や補足教育を検討することをお勧めします。
コアは教育対象者確定→履修可否確認→未修了者分類→再案内→補足教育→最終証明資料の整理フローを作ることです。
いつ適用されますか？
この記事はセクハラ予防教育をすでに行っていますが、一部の職員が教育を完了していないか、教育後に新規入社者・復職者が発生した状況で参考にすることができます。
たとえば、年初めに全社員セクハラ予防教育を完了したが、7月以降に新規入社者が入ってきた場合、教育期間中休業中だった従業員が復職した場合、オンライン教育締切日までに一部の従業員が修了していない場合があります。この時、HR担当者が別途基準なしに「次の教育時に聞くことができる」とだけ処理すると、教育履修管理で欠落が生じることがあります。
特に、支店勤務者、交代勤務者、現場職、短時間勤労者、長期出張者のように、教育通知の確認が遅れる可能性のある対象は別途点検することをお勧めします。教育方式がオンラインなのか、集合教育なのか、外部委託教育なのかによって修了確認方式も変わります。
セクハラ予防教育は、教育の対象と方法を最新の公式基準に従って確認する必要があります。したがって、補足教育を進めるときも単に「修了証のみ提出」する方式ではなく、教育内容と会社の苦情相談・届出手続き案内が一緒に伝達されたことを確認することをお勧めします。
HR担当者がすべきこと
1. 教育対象者リストを先に確定します
未修了者と中間入社者を管理するには、まず教育対象者リストが正確でなければなりません。教育対象者リストが不明であれば、誰が未修了者であるか、誰が教育対象から抜けたのかを確認することは難しい。
HR担当者は、教育前の対象者名簿に名前、部署、職軍、雇用形態、入社日、教育案内日、履修可否、修了証または履修履歴確認の有無を表示しておくことをお勧めします。支店や現場の労働者がいる場合は、部門別の担当者と一緒にリストを再確認する必要があります。
教育後は、修了者リストと対象者リストを照合する必要があります。オンライン教育プラットフォームで修了者名簿をダウンロードされても、会社内部対象者名簿と比較しないと中途入社者や休職・復職者が抜けることがあります。
2. 中道入社者を別途反映します
セクハラ予防教育後に入社した従業員は、既存の教育対象者リストにない可能性が高いです。 HR担当者は、入社日に基づいて新規入社者を確認し、その従業員にセクハラ予防教育をどのように案内するかを決めなければなりません。
新規入社者には、オンボーディングの過程でセクハラ予防教育資料を提供したり、オンライン教育リンクを別途案内したり、次の補足教育スケジュールに含める方法で運営することができます。重要なのは、「入社後に教育案内が行われたか」と「最終履修可否が確認されたか」です。
入社者管理表には、入社日、教育案内日、教育方法、修了の有無、修了証の保管の有無をまとめておくことをお勧めします。教育資料のみを発送して修了するかどうかを確認しないと、後で教育履行の可否を説明することは困難です。
3. 休職者と復職者を見逃していない
教育期間中に休業していた従業員は、セクハラ予防教育ガイドから抜け出すことができます。この場合、リストから削除するより「休業中」、「復職後案内が必要」、「補足教育予定」のように状態を表示しておくことをお勧めします。
復職者が発生した場合は、復職日に基づいて教育を受けるかどうかを確認する必要があります。休職前に当該年度教育を既に履修しているか、休職期間中に教育対象者リストから抜けているか、復職後に別途案内が必要かを確認します。
ただし、休職の理由や健康情報のように教育管理に必要でない機密情報を教育管理表に詳しく記入することは避けなければなりません。教育管理には「休業中」、「復職後案内予定」程度で必要な状態のみ表示することが適切です。
4.未手数料の理由を区別します
セクハラ予防教育未修了者は、単に「聞いた人」としてのみ管理してはいけません。未修了事由を区分しなければ、再案内と補足教育方式も整理できます。
例えば、未修了理由は、新規入社、休職、復職、長期出張、交代勤務スケジュール、教育リンク未確認、システムエラー、退社予定、対象者確認の必要等に分けることができます。
未手数料の理由を区別すると、担当者がすべき措置も異なります。システムエラーなら接続方法を再案内し、新規入社者ならオンボーディングまたは補足教育スケジュールに含めなければならず、休職者なら復職後案内が必要です。
未手数料の理由を記録するときも、個人情報を過度に少なくしないことをお勧めします。例えば、「疾病休職で精神健康問題がある」のように、敏感な事由を少なくするより「休職中」、「復職後案内が必要」のように教育管理に必要な範囲で記録しなければなりません。
5. 再案内と補足教育基準を定める
未修了者が確認されたら、再案内基準を定める必要があります。教育締切日前にもう一度リマインドするか、締め切り後に補足教育期間を置くか、新規入社者は入社後数日以内に案内するか内部基準を定めておけば毎回判断する必要はありません。
再案内は、公的に未修了者リストを共有するよりも必要な範囲で個別案内することをお勧めします。チーム全体で未修了者の名前を共有すると、個人情報の露出や不要な負担が発生する可能性があります。
再案内フレーズは以下のように使用できます。
「セクハラ予防教育履修期限が残っており、ご案内いたします。下記の教育リンクまたは教育資料を確認して期限内の教育を完了してください。修了証の提出が必要な場合は、案内された方法に従って提出してください。」
補足教育を行った場合は、補足教育案内日、教育方法、対象者、最終修了日、証明資料の場所を記録する必要があります。外部委託教育を利用する場合には、委託機関が提供する修了結果と会社内部対象者リストを照合する過程も必要です。
6. 最終履修証明資料を整理します
セクハラ予防教育は修了証だけを集めておく方法より、対象者名簿、教育資料、修了履歴、再案内記録、補足教育結果を一緒に整理することをお勧めします。
オンライン教育なら、個人別修了証、修了者リスト、進捗率、コース名、受講日、評価結果を確認することができます。集合教育の場合は、教育日誌、出席者リスト、教育資料、教育日時、講師、または進行者情報を残す必要があります。
また、セクハラ予防教育には、会社の職場内セクハラ発生時の処理手順、措置基準、苦情相談および救済手順が案内されなければなりません。外部委託教育や共通オンライン教育を利用しても、当社の届出・相談窓口と処理基準が抜けないように確認することをお勧めします。
対象者変動管理表の例
| 区分 | 確認する内容 | 管理方法 |
|---|---|---|
| 中道入社者 | 年間教育後に入社するかどうか | 入社日基準で補足教育または別途ご案内 |
| 休職者 | 教育期間中に受講可能かどうか | リストから削除せずに復職後案内が必要表示 |
| 復職者 | 復職時点の履修可否 | 最新の教育資料で再案内かどうかを確認 |
| 未修了者 | 締切日までに修了していない対象 | 未修了理由、再安明日、最終履修可否記録 |
| 交代・現場勤務者 | 教育通知の確認と受講可能時間 | 別途案内方式または補足教育スケジュールの検討 |
| 外部委託教育受講者 | 委託機関修了結果確認 | 社内対象者名簿と対照 |
セクハラ予防教育未修了者・中道入社者管理チェックリスト
以下のチェックリストは、セクハラ予防教育の後、HR担当者が未修了者と中道入社者を欠かしていないことを確認するための内部チェック用です。
特に対象者リスト、履修可否確認、未修了者再案内、最終証明資料保管は基本確認項目です。これらの項目のいずれかがクリーンアップされていない場合は、トレーニングが完了したと見なされる前に補足することをお勧めします。
全項目のうち3つ以上不十分な場合には、単純な補完ではなく、教育対象者リスト、修了証の管理方法、補足教育の手順を再確認することをお勧めします。
| 区分 | 確認項目 | チェック |
|---|---|---|
| 対象者リスト | 教育前に対象者名簿を確定した。 | ☐ |
| 中道入社者 | 年間教育以後入社した職員を教育対象に反映した。 | ☐ |
| 休職者 | 教育期間中、休職中の従業員を別の状態で表示した。 | ☐ |
| 復職者 | 復職者に教育案内が必要であることを確認した。 | ☐ |
| 未修了者 | 教育終了後、未修了者を確認した。 | ☐ |
| 理由の区別 | 未修了理由を新規入社、休職、システムエラーなどに区分した。 | ☐ |
| 再案内 | 未修了者に個別再案内を進めた。 | ☐ |
| 補足教育 | 補足教育方式と締め切りを決めた。 | ☐ |
| 履修確認 | 修了証または履修内訳を対象者名簿と対照した。 | ☐ |
| 証明資料 | 教育資料、教育日誌、修了履歴、再案内記録を一緒に保管した。 | ☐ |
| 個人情報 | 未修了者リストと修了証へのアクセス権を制限した。 | ☐ |
| 事後管理 | 次の教育日程に反映する欠落・改善事項を記録した。 | ☐ |
よくある間違い
最初の間違いは、教育案内メールの発送を履修完了とみることです。
トレーニングリンクを送ったという事実と実際のトレーニングを修了したという事実は異なります。オンライン教育では修了証や履修履歴を確認し、集合教育では出席者名簿と教育日誌を一緒に残す必要があります。
2番目の間違いは、中道入社者を次の年の教育だけに渡すことです。
年間教育後に入社した従業員も教育対象かどうかを確認する必要があります。新規入社者が教育対象である場合は、オンボーディングコースや補足教育スケジュールに含める方法で管理することをお勧めします。
3番目の間違いは、休職者をリストから削除することです。
休業中であるため、教育対象者リストから削除すると、復職後の案内が欠落することがあります。休職者は「復職後案内が必要」のように状態を表示しておく方法が安全です。
4番目の間違いは、未修了者のリストを公に共有することです。
教育の奨励は必要ですが、未修了者の名前を不必要に公開すると、個人情報の露出や組織内の負担が生じることがあります。必要な範囲で個別案内することをお勧めします。
5番目の間違いは、共通のオンライン教育だけで会社の内部手続き案内を省略することです。
セクハラ予防教育では、法令の説明だけでなく、会社の苦情相談窓口、届出手続き、処理基準、被害労働者保護と救済手続きを一緒に案内することが重要です。
EAPサポートが必要な場合
セクハラ予防教育未修了者と中道入社者管理は教育運営業務です。 EAPはセクハラ予防教育、法定教育、苦情処理手順、公式調査手順に代わるものではありません。
ただし、セクハラ予防教育後、職員が過去の経験や職場内の関係の問題で心理的負担を感じたり、相談・届出手続きを心配する場合があります。この時、HRは公式申告手続きと心理相談チャンネルを区別して案内しなければなりません。
公式調査を希望したり、被害事実を申告しようとする場合には、会社の苦情相談・届出手続きにつながる必要があります。一方、心理的負担、不安、睡眠問題、職場内の関係ストレスなどを話したい場合は、EAP相談を補完チャンネルに案内できます。
EAP ガイドフレーズは以下のように使用できます。
「セクハラ予防教育後、職場内の関係の難しさ、心理的負担、相談が必要な場合は、EAP相談チャンネルを利用することができます。
関連記事
よくある質問
Q1.セクハラ予防教育後に入社した職員も別途教育しなければなりませんか？
年間教育後に入社した従業員は、教育対象かどうかを確認する必要があります。従業員が教育の対象である場合は、オンボーディング教育、オンライン教育リンクの提供、補足教育スケジュールを含むなど、会社の基準に従って個別に案内することをお勧めします。
Q2.未修了者は何回まで再案内すべきですか？
再案の回数を一括して決定するのではなく、社内運営基準を定めて管理することをお勧めします。たとえば、一次案内、締め切り前のリマインド、最終補足教育案内など、段階的に記録を残すことができます。
Q3.休業中の従業員はどのように管理する必要がありますか？
休業中の従業員を名簿から削除するより、「休業中」、「復職後案内が必要」、「補足教育予定」のように状態を表示しておくことをお勧めします。復職時に教育履修の有無を再確認できる必要があります。
Q4.オンライン教育修了証だけあれば十分ですか？
修了証は重要な証明資料ですが、対象者名簿と対照する必要があります。教育対象者のうち、誰が修了し、誰が未修了であるかを確認できるように、修了証、履修履歴、対象者リスト、再案内記録を一緒に管理することをお勧めします。
Q5.セクハラ予防教育後、スタッフが相談を要請したらどうすればいいですか？
まず、カウンセリングと公式申告手続きを区別する必要があります。従業員が公式調査をしたい場合は、会社の申告・苦情処理手続きを案内し、心理的負担を話したい場合は、EAPや相談チャンネルを案内することができます。相談内容は調査記録と分離して管理することが安全です。
次のステップ
セクハラ予防教育は教育資料を配布し、修了証を収集することで終わりません。 HR担当者は、中道入社者、休職・復職者、未修了者を年中管理し、再案内と補足教育、最終履修証明まで一緒に整理しなければなりません。
組織レベルでセクハラ予防教育運営、苦情相談手続き、管理者対応、役職員心理支援を一緒に整備したい場合は、ナッツEAP導入相談を通じて、私たちの組織に合った運営方法を検討してください。
ソースとガイド
このコンテンツは、一般的な情報提供の目的で作成されました。具体的な法律、労務、教育運営、苦情処理、個人情報保護、心理相談事案は、事業場の状況や最新の法令及び公式案内によって異なることがありますので、関連専門家の検討が必要となる場合があります。
コメント5