보건관리자 건강상담 기록｜의료정보는 어디까지 쓰고 누구에게 보고할까

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🩺 상담일지에 질환명과 혈압 수치를 적어도 될까

예를 들어 건강진단 사후관리 상담에서 혈압이 158/96으로 나왔고, 직원은 석 달 전부터 약을 끊었다고 말합니다. 보건관리자는 이 내용을 적고 2주 뒤 재측정 일정을 잡습니다. 이 기록 자체가 문제가 되지는 않습니다.

산업안전보건법 시행령 제22조제1항은 보건관리자의 업무를 정하고 있습니다. ‘건강상담’이라는 단어가 그대로 나오지는 않지만, 취업규칙 등에서 정한 업무(제1호), 의사·간호사인 보건관리자의 건강진단 결과 발견된 질병자의 요양 지도 및 관리(제7호 라목), 업무 수행 내용의 기록·유지(제13호)가 들어 있습니다. 상담하고 기록하는 일은 보건관리자 업무 안에 있다는 뜻입니다.

문제는 ‘얼마나’ 적느냐입니다. 건강에 관한 정보는 개인정보 보호법 제23조의 민감정보이고, 같은 법 제3조는 목적에 필요한 최소한의 정보만 모으라고 정합니다. 사업주가 건강진단기관에서 결과표를 받는 것은 법령상 의무라 따로 동의를 받지 않아도 된다는 고용노동부 회시가 있습니다(산업보건과-2568, 2021.6.11.). 반면 상담 자리에서 새로 듣는 복약 이력, 가족력, 생활 이야기는 다릅니다. 무엇을 기록하고 어디까지 공유하는지 상담 전에 알리고 동의를 받아 두는 방식이 안전합니다.

진단 추정을 빼는 데는 이유가 있습니다. 고용노동부 「2026년 사업장 보건관리 업무매뉴얼」은 간호사 보건관리자가 혈압·혈당 측정과 정상·주의·위험 범위 안내, 의료기관 내원 안내는 할 수 있지만 질병 유무를 판단하거나 발생위험을 예측하거나 치료 방법을 정하는 행위는 할 수 없다고 안내합니다(산업보건정책과-1206, 2026.3.11.). 의료인이 아닌 보건관리자는 건강진단 결과의 단순 확인, 개인 동의에 기반한 자료 수집, 내원 안내까지가 범위입니다(산업보건기준과-228, 2024.1.12.). 기록 문장도 이 범위에 맞춰 ‘측정값과 안내 내용’ 중심으로 쓰면 됩니다.

🗂️ 같은 상담인데 기록을 세 갈래로 나누는 이유

상담일지 한 장을 부서장도 보고 경영진 보고에도 그대로 붙이면 편합니다. 하지만 그렇게 하면 상담 목적으로 모은 정보가 인사·경영 목적으로 쓰이게 됩니다. 개인정보 보호법 제18조는 처음 모은 목적을 넘어 이용하거나 제공하는 것을 막고, 예외는 별도 동의나 다른 법률의 특별한 규정 등으로 좁혀 둡니다. 같은 회사 안이라도 마찬가지입니다.

건강진단 결과를 다루는 상담이라면 산업안전보건법도 같은 방향입니다. 제132조제2항은 근로자대표가 결과 설명을 요구해도 개별 근로자의 건강진단 결과는 본인 동의 없이 공개하면 안 된다고 정하고, 제3항은 건강진단 결과를 근로자의 건강 보호·유지 외의 목적으로 쓰지 못하게 합니다. 세 갈래로 나누는 것은 이 두 조항을 일상 업무에서 지키는 가장 단순한 방법입니다.

👔 부서장에게 전달할 수 있는 범위｜업무 조정 내용만

야간조 직원과 상담한 뒤 당분간 야간근무를 빼야 한다는 판단이 나왔습니다. 부서장은 근무표를 다시 짜야 하니 이유를 묻습니다. 부서장에게 필요한 것은 병명이 아니라 무엇을, 언제까지, 어떻게 바꿀지입니다.

산업안전보건법 제132조제4항은 건강진단 결과 필요하면 작업장소 변경, 작업 전환, 근로시간 단축, 야간근로 제한 같은 조치를 하도록 정하고, 시행규칙 제210조제1항은 그 조치 내용을 근로자에게 설명하도록 합니다. 안전보건규칙 제669조도 직무스트레스가 높은 작업에서 건강진단 결과와 상담자료 등을 참고해 근로자를 적절히 배치하라고 적고 있습니다. 어느 조문도 부서장에게 병명을 알려야 한다고 하지 않습니다. 전달은 조치 단위로 하면 됩니다.

본인이 동료에게 사정을 알리고 싶어 하면 그 범위를 본인과 정하고, 정한 내용을 상담일지에 한 줄 남겨 두세요. 하나 더 알아 둘 점이 있습니다. 산업안전보건법 제162조의 비밀유지 의무는 건강진단을 하는 자, 역학조사를 하는 자 등을 열거하고 있고 보건관리자는 이 목록에 없습니다. 의사·간호사 보건관리자에게 의료법 제19조의 정보 누설 금지가 사업장 상담에도 적용되는지는 공식 해석이 확인되지 않았습니다. 법 조항에 기대기보다 사내 규정에 보건관리자의 비밀유지와 공유 범위를 직접 적어 두는 것이 확실한 방법입니다.

📊 경영진 월간 보고는 관리유형·합산 단위로 올립니다

세 명이 일하는 팀에 ‘고혈압 1명’이 찍힌 보고서가 올라가면 팀장은 누구인지 바로 압니다. 이름을 적지 않았어도 다른 정보와 쉽게 맞춰 볼 수 있으면 개인정보입니다(개인정보 보호법 제2조제1호). 같은 법 제3조제7항은 익명으로 처리해도 목적을 이룰 수 있으면 익명으로 처리하라고 정하고, 개인정보보호위원회 「분야별 개인정보 보호 안내서」(2024.12.) 인사·노무편은 통계가 필요하면 익명처리가 원칙이고 사용자도 누구인지 알 수 없는 통계는 개인정보가 아니라고 설명합니다.

그래서 월간 보고는 ‘무슨 병이 몇 명’이 아니라 ‘어떤 관리가 몇 건’으로 바꾸는 편이 맞습니다. 보건관리자가 실제로 하는 일도 질환별 분류보다 관리유형으로 나눌 때 더 잘 보입니다.

고용노동부 업무매뉴얼도 건강관리실 기록을 부서별·방문 사유별로 통계 내는 예를 들면서, 기침·피부발진 같은 사유 단위를 씁니다. 질환명이 아닌 단위로 묶어 보는 것이 이상한 방식이 아니라는 뜻입니다.

임원이 “내년 건강증진 계획을 세우려면 질환별 숫자가 필요하다”고 하면, 그 숫자는 상담일지에서 뽑지 말고 건강진단 결과를 전사 단위로 묶은 연간 집계로 따로 드리세요. 계획에 필요한 것은 매달의 질환별 변화가 아니라 회사 전체의 큰 흐름입니다. 작은 부서는 공장·본부 단위로 합치고, 한 칸의 숫자가 너무 작으면 ‘3건 미만’처럼 묶어 표시합니다. 몇 명 미만을 합칠지는 법이나 공식 안내서에 정해진 숫자가 없어 회사가 정해야 합니다. 개인정보위 통계작성 안내도 희귀한 값은 단위를 넓혀 다수가 포함되게 하라고 할 뿐 숫자를 정하지 않습니다.

🔐 상담일지 원본의 보관 기간과 열람 권한 정하기

보존기간에서 가장 많이 헷갈리는 부분은 건강진단 결과표와 상담일지를 같은 서류로 보는 것입니다. 건강진단 결과표와 근로자가 낸 결과 증명서류는 시행규칙 제241조제2항에 따라 5년(고용노동부장관이 고시한 물질 취급 근로자는 30년) 보존합니다. 반면 보건관리자 상담기록 자체의 법정 보존기간은 없습니다. 산업안전보건법 제164조와 시행규칙 어디에도 상담기록 항목이 없습니다.

법정 기간이 없다고 무기한 두면 안 됩니다. 개인정보 보호법 제21조는 목적을 이룬 개인정보를 지체 없이 파기하고, 다른 법령 때문에 보존해야 하는 정보는 다른 정보와 분리해 두라고 정합니다. 예를 들어 ‘퇴직 후 ○년’처럼 사내 기준을 정하고, 건강진단 결과표(5년)와 상담일지(사내 기준)를 다른 폴더에 두면 파기 시점이 섞이지 않습니다.

열람 범위도 같이 정해 두세요. 개인정보 보호법 제29조는 내부 관리계획, 접속기록 보관 같은 안전조치를 요구합니다. 상담일지 파일이 인사팀 공유 드라이브에 있다면 접근권한부터 보건관리자로 좁혀야 합니다. 보건관리자가 바뀔 때는 원본을 후임 보건관리자에게만 넘기고, 넘긴 날짜와 목록을 남깁니다. 상담 예약표처럼 다른 사람이 보는 화면에 상담 사유가 드러나는 문제는 상담 예약표 문의에서, 근골격계 증상 상담기록의 공유 범위는 근골격계 상담기록 문의에서 같이 볼 수 있습니다.

💬 EAP로 연계할 때 기록이 나뉘는 방식

예를 들어 혈압 상담 중에 직원이 요즘 잠을 거의 못 잔다고, 팀 분위기 때문에 출근이 힘들다고 말합니다. 보건실에서 계속 들어 줄 수도 있지만, 이런 이야기가 보건실 상담일지에 길게 남으면 그 기록이 나중에 업무 조정이나 보고와 섞일 위험도 커집니다.

이럴 때 외부 EAP로 연결하면 기록이 자연스럽게 나뉩니다. 근로복지기본법 제83조제2항은 EAP를 시행하는 과정에서 사업주와 EAP 참여자가 근로자의 익명성을 보장하도록 정하고, 예외는 직원 본인이 공개 대상과 내용에 동의한 경우뿐입니다(시행령 제55조). 회사에는 이용 인원이나 상담 주제 분포 같은 집계만 돌아오고, 개인의 상담 내용은 오지 않습니다.

보건관리자 상담일지에는 ‘EAP 안내함, 신청 여부는 본인이 결정’ 정도만 남기면 충분합니다. 월간 보고에는 ‘EAP 안내 3건’처럼 집계로 넣습니다. 안내 사실을 기록에 남겨도 되는지는 건강상담 후 EAP 안내 기록 문의에서, 보건관리자의 연계 방법은 보건관리자가 EAP 상담 연계해도 되나요?에서 자세히 다뤘습니다.

상담일지·업무 조정 의견·월간 보고에 각각 어떤 항목이 들어가는지 한 표로 정리하고, 관리유형별 월간 보고가 자동으로 집계되는 엑셀은 건강상담 일지와 경영진 보고자료를 분리하는 정보항목 표에서 받을 수 있습니다.

❓ FAQ

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📚 출처 및 확인 기준

• 산업안전보건법 시행령 제22조 (보건관리자의 업무 등)
• 산업안전보건법 제132조 (건강진단에 관한 사업주의 의무)
• 산업안전보건법 제162조 (비밀 유지)
• 산업안전보건법 시행규칙 제210조 (건강진단 결과에 따른 조치 등)
• 산업안전보건법 시행규칙 제241조 (서류의 보존)
• 산업안전보건기준에 관한 규칙 제669조 (직무스트레스에 의한 건강장해 예방조치)
• 개인정보 보호법 제2조·제3조·제18조·제21조·제23조·제29조
• 의료법 제19조 (정보 누설 금지)
• 근로복지기본법 제83조 (근로자지원프로그램)
• 근로복지기본법 시행령 제55조 (익명성 보장의 예외)
• 고용노동부 「2026년 사업장 보건관리 업무매뉴얼」(2026.6.)
• 개인정보보호위원회 「분야별 개인정보 보호 안내서」(2024.12.) 인사·노무편·통계작성편

법령 확인 기준일: 2026.10.27. 산업안전보건법은 2026.10.27 시행본(법률 제22122호), 개인정보 보호법은 2026.9.11 시행본(법률 제21445호) 기준입니다. 문장 예시와 관리유형 분류, 소규모 집단 합산 기준, 상담기록 보존기간은 법정 기준이 아닌 사내 기준 예시입니다. 사업장 상담기록의 의료법상 진료기록 해당 여부와 의료법 제19조 적용 여부는 공식 해석이 확인되지 않았습니다. 이 글은 실무 참고 자료이며 개별 사안의 법적 판단을 대신하지 않습니다.